Actueel

Mijn leverancier is mijn beste vriend

Mijn leverancier is mijn beste vriend

De relatie tussen opdrachtgever en leverancier is de basis voor succesvolle samenwerking. Wanneer een contract is afgesloten zijn de twee partijen voor bepaalde tijd tot elkaar veroordeeld. Alle reden om ervoor te zorgen dat je allebei succesvol bent en blijft. Dat begint met wederzijds begrip en vertrouwen.

8 tips voor een goede relatie met je leverancier

  1. Stel functionele eisen in je PVE
    Let erop dat je in een Programma Van Eisen (PVE) functionele eisen stelt. Op deze manier geef je de leverancier de gelegenheid om zijn kennis en ervaring in te zetten voor het maken van een goed voorstel en gelegenheid om te komen met alternatieven. De kans is groot dat hij met ideeën komt waar je zelf nooit op was gekomen.
  2. Voorkom onduidelijkheden in de RFP
    Het gebeurt geregeld dat eisen in PVE’s voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Het stelt leveranciers voor een dilemma: dit melden door een schriftelijke vraag te stellen waarvan het antwoord ook naar de concurrentie gaat, of de voor hem meest positieve uitleg te hanteren voor het beantwoorden van de eis. Helaas wordt vaak gekozen voor de laatste optie.
    Het opstellen van een goed PVE is vakwerk. Zorg voor veel kennis en ervaring in het PVE-team.
  3. Maak duidelijke afspraken
    Leg vast dat alleen schriftelijke afspraken rechtsgeldig zijn. Zo voorkom je veel discussie wat altijd ten koste gaat van de relatie en daarmee de samenwerking.
  4. Spreek KPI’s af
    Denk na over wat jij belangrijk vindt tijdens de looptijd van het contract. Leg daarover SMART KPI’s vast en overweeg of je daar financiële prikkels aan wilt koppelen. Je kunt zelfs een eventuele voortijdige ontbinding van de overeenkomst koppelen aan het niet halen van de KPI’s.
  5. Gun je leverancier zijn marge
    Zorg ervoor dat het contract interessant is voor de leverancier, óók financieel. Leveranciers die ‘uitgeknepen’ zijn, hebben weinig ruimte om te bewegen wanneer het erop aan komt. En dat zijn net de momenten dat je leverancier het verschil kan maken.
  6. Kijk niet alleen naar kosten voor ‘running the business’, ‘changing the business’ levert geld op
    Bij outsourcingcontracten worden met name de kosten voor het in standhouden van IT-middelen gewaardeerd omdat daar de grootste besparingen te halen zijn. De leverancier wordt daardoor gedwongen om op basis van standaardoplossingen en vastgestelde procedures te denken. Projecten staan daar haaks op omdat deze flexibiliteit en snelheid vereisen. Spreek duidelijk af hoe om te gaan met benodigde flexibiliteit van projecten binnen de kaders van het contract.
  7. Weeg verschillende financiële modellen af
    Stel een inkoop strategie op en onderzoek daarbij verschillende financiële modellen. Te denken valt aan fixed price, tarief per uur maar ook koop, huur, lease, optie tot koop en niet te vergeten pay-per-use.
  8. Communiceer eerlijk en open
    En daar komt die weer: communiceer duidelijk en eenduidig. Wees open en eerlijk tegen je leverancier. Geef aan wat jij belangrijk vindt en vraag waar zijn belangen liggen. Communicatie is de basis voor een succesvolle samenwerking.

TiMgroep heeft veel ervaring met inkoop- en selectieprocessen. Daarnaast begeleiden wij geregeld Europese aanbestedingen, zowel aan de inkoop kant als aan de aanbodzijde.

 

Terug naar Actueel